Hoe ga je efficiënt om met mails
De 4 D’s om jouw doelgericht jouw inbox leeg te maken en houden
Ken je dat: een overvolle inbox?
Met een hoop gelezen mails, en een hoop ongelezen mails.
Sommige mails heb je al 10 keer gelezen maar niets mee gedaan?
Ze blijven in jouw inbox zitten als to do?
Jij weet ook wel dat dit niet de beste manier van werken is.
Een modelletje dat ik ooit leerde in een time management cursus* is gericht op het kiezen van de actie die we per mail ondernemen. En elke mogelijke actie start met een D.
1. Do it now
Heb je een mailtje waar je onmiddellijk een antwoord op kan formuleren. Doe het. Stel het niet uit. Doe het. Bijvoorbeeld, iemand vraagt jou naar de titel van het boek dat je laatst had aangeraden. Gewoon snel antwoorden en weg ermee.
2. Date activate
Als de mail jouw (re-)actie vereist en deze neemt wat tijd in beslag, bepaal dan de datum en het uur waarop je deze actie zal ondernemen en boek het in de agenda.
3. Delegate
Betreft het een mail die niet door jou per se dient beantwoord te worden, maar door jouw assitente of business partner of levenspartner of whoever …. Delegeren die handel!
4. Delete it
Is het de zoveelste spam mail. Delete. Opgeruimd staat netjes!
* (ik wist eerst niet meer welk bureau het organiseerde, maar nu herinner ik het me weer: het was bij Priority Management Brussels)
En nu aan jou – welke tip kan jij ons geven om efficiënt en effectief met onze mail(box) om te gaan?
COMMENTS